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档案管理

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规章制度

档案查(借)阅管理办法

为了加强档案管理,确保学校档案安全完整,充分发挥档案资料的作用,使档案查(借)阅工作规范化、制度化,结合学校实际,特制定本办法。

第一条  学校馆藏档案主要供本校教学、科研及党政管理工作使用,适当为社会利用服务。

第二条  凡向学校图书馆(档案馆)移交、捐赠、寄存档案的部门和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

第三条 查(借)阅档案时,须准确、完整填写山西财专《档案查(借)阅申请表》(可通过学校OA系统提交申请),由所在部门图书馆(档案馆负责人审批签字。

第四条 查(借)阅档案时,须携带个人身份证或校园一卡通,工作人员在审核《档案查(借)阅申请表》并核对查阅者身份后方可办理。

第五条  校内工作人员因工作需要可以直接查阅本部门归档的档案;查阅、利用非本部门归档的档案,须经档案形成部门负责人批准同意,必要时报请其分管校领导批准。

第六条  校内教职工可以查阅本人履历类档案,委托他人办理的,需出具委托书;个人查阅科研保密档案,须经科研服务中心负责人批准;查阅他人限制利用的科研档案,须经课题项目负责人或本人同意。

第七条  查阅干部人事档案,须经组织部或人力资源部负责人同意并安排人员陪同。查阅财会档案,须经财务部负责人同意并安排人员陪同。查阅基建档案,须经后勤保障部负责人同意,并安排人员经手办理。

第八条  学校纪检、监察、审计、组织、人事等部门因特殊任务需要查阅相关档案的,须凭工作证件和《档案查(借)阅审批表》,经查阅部门负责人和学校档案管理部门分管校领导批准,方可查阅。

第九条  查阅学校党委会、校长办公会会议记录、纪要,须凭工作证件和《档案查(借)阅审批表》,经查阅部门主要负责人、办公室主要负责人同意,并报原档案材料形成部门分管校领导批准后,方可查阅。

第十条  查阅涉密档案的,必须在查(借)阅事由中注明,并经学校分管档案工作校领导和分管保密工作校领导审批后方可查阅;查阅涉密档案的人员,必须是学校在册正式职工,且为中共正式党员。

第十一条  本校学生或已毕业学生利用档案,经所(原)在学院或相关部门负责人同意后,即可查(借)阅档案。

第十二条  校外单位或个人查阅学校开放档案,须持本人身份证件或单位先容信,委托他人办理的,受托人须持有效委托证明,在表明利用档案的目的和范围,并履行相关审批登记手续后,即可查阅。

第十三条  查阅档案一律在档案室进行。档案利用者应自觉遵守保密制度,不得翻阅其它与所查内容无关的档案,摘抄、复制、拍照档案,须经工作人员确认并同意。未经学校档案管理部门同意,不得转借、擅自公布档案内容。

第十四条  档案利用者对所查(借)阅的档案要妥善保管。阅读案卷时严禁拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注等,保证档案的安全、完整、洁净。如发生上述情况,将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

第十五条  学校档案原则上不外借。因特殊情况需要外借档案,须持本人工作证件及借阅部门主要负责人、原档案材料形成部门主要负责人签字的《档案借阅审批表》,经学校档案管理部门分管校领导批准后方可借出。借期一般不超过7天。重要档案当日归还,节假日期间档案应送回图书馆(档案馆)保管。凡需延期使用者,要办理续借手续。逾期不还者,按有关规定处理。

   第十六条  严格实行档案查(借)阅审批、登记、催还制度。查(借)阅档案须填写档案查借阅登记簿,并指定专人负责查(借)阅登记簿、审批单的管理,定期核查档案查借阅记录,发现未归还的,要及时催还,并做好记录。归还档案时,需经档案管理部门工作人员对案卷的数量和卷内文件仔细检查、核对,无误后办理归还手续。如发现有转借、损坏、丢失等现象,将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

第十七条  档案工作人员应热情周到地为用户提供档案利用服务,加强业务引导与监督。严禁擅离职守,严防泄密、失密等事故的发生。

第十八条  档案工作人员及档案利用者,要严格遵守上述规定,对违反规定者,视情节轻重,给予批评教育、罚款直至追究法律责任。

第十九条  本办法由学校授权图书馆(档案馆)说明。

第二十条  本办法自发布之日起实行。


                                                                                             2023年6月5日


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